Getting Things Done – oder: Wie du deinen Kopf ausmistest, ohne ihn zu verlieren
Die GTD-Methode erklärt für alle, die zu viele Tabs offen haben – im Browser und im Gehirn
Irgendwann zwischen dem dritten Reminder fürs Milch kaufen, der Mail mit „Ich wollte nur mal nachhaken…“ und der Frage „Hatten wir da nicht noch was offen?“ war klar: Ich brauche ein System. Nicht noch mehr Disziplin, sondern echte Entlastung. Willkommen bei der GTD-Methode.
Was ist GTD und warum zur Hölle sollte ich das kennen?
GTD steht für „Getting Things Done“ – eine Methode des US-Produktivitäts-Gurus David Allen. Die Idee: Wenn du versuchst, dir alles im Kopf zu merken, verlierst du den Überblick. (Und wahrscheinlich auch irgendwann den Verstand.) Deshalb gehört alles – wirklich alles – raus aus dem Kopf und rein in ein verlässliches System.
GTD ist keine App, kein Kurs, kein Coaching. Es ist ein Denk- und Organisationsmodell in fünf Schritten, das dir hilft, Dinge zu erledigen, statt sie nur im Kreis zu denken. Es eignet sich besonders für kreative Chaoten, ADHSler, Projektjongleure, Eltern, Scanner-Persönlichkeiten – kurz: Menschen, die mit „einfach mal abarbeiten“ nichts anfangen können.
Die fünf Phasen der GTD-Methode – und wie du sie praktisch anwendest
1. Sammeln – Alles muss raus
Alles, was dich beschäftigt – To-dos, Ideen, Sorgen, Termine, Versprechen („Ich schick dir das später!“) – landet in einer Inbox. Digital, analog, ganz egal. Wichtig ist: Dein Kopf wird leer.
Praxistipp: Geh mit einem Notizbuch durchs Haus oder nutze eine App wie „Things“, „Todoist“ oder einfach deine Notizen-App. Alles rein, was lose im Kopf herumgeistert. Es darf absurd sein („Kaffeemaschine entkalken“) oder existenziell („Bin ich im richtigen Job?“). Behandle beides gleich. Es zählt der Kopf-frei-Effekt.
Ich nutze dafür seit kurzem Notion. Hier kann ich dank KI einfach alles reinsprechen und die App sortiert es nachher für mich in einzelne Aufgaben und Bereiche.
2. Verarbeiten – Was ist das eigentlich?
Jetzt wird sortiert. Für jeden Punkt fragst du dich:
Was ist das?
Ist es umsetzbar?
Wenn nein: löschen, ablegen oder „vielleicht irgendwann“.
Wenn ja: Was ist der nächste konkrete Schritt?
Praxistipp: Schreib keine Projekte auf („Podcast starten“), sondern nächste Schritte („Mikrofon recherchieren“). GTD lebt davon, dass du Klarheit in konkrete Aktionen bringst – kein Raum für nebulöses Multitasking.
3. Organisieren – Finde deinem Kram ein Zuhause
Jetzt strukturierst du. Umsetzbare Aufgaben kommen auf kontextspezifische Listen:
Zuhause: Pflanzen umtopfen, Internet kündigen
Telefon: Arzt anrufen, Versicherung nachfragen
Warten auf: Lisa soll das Protokoll schicken
Projekte: Alles, was mehr als einen Schritt braucht
Dazu kommt dein Kalender für Termine und „harte“ Deadlines.
Praxistipp: Halte Listen kontextbezogen. Es bringt nichts, in der U-Bahn über Gartenarbeit zu grübeln. Aber: In der U-Bahn kannst du super Mails beantworten oder Ideen notieren. Auch hier nutze ich gerne KI um Task sortieren und Bündeln zu lassen.
4. Durchsehen – Einmal pro Woche: Systempflege
Jede Woche checkst du dein System. Was ist erledigt? Was fehlt? Was hat sich verändert?
Das klingt banal – ist aber der geheime Zaubertrick von GTD. Ohne wöchentlichen Review wird dein System zum Friedhof vergessener Aufgaben.
Praxistipp: Mach deinen Wochenrückblick mit Musik und Kaffee. Nenn es „CEO-Time“. Gönn dir ein Ritual, das sich gut anfühlt. Es geht nicht um Perfektion, sondern um Verlässlichkeit.
5. Erledigen – Jetzt aber wirklich
Und dann? Du arbeitest einfach die passende Liste ab. Kein Rumüberlegen mehr, was jetzt „dran“ ist. Du hast die Entscheidungen schon vorher getroffen – das ist das befreiende an GTD.
Praxistipp: Vertraue deinem System. Wenn du immer wieder zweifelst („Sollte ich nicht doch…?“), fehlt dir vielleicht der regelmäßige Review oder die Klarheit in deinen Listen.
Beim abarbeiten der Aufgaben kannst du super die Pomodoro Technik aus dem letzten Beitrag anwenden (Stichwort: Tomatenwecker) um hier effektiver zu werden.
Warum GTD (vielleicht) dein Leben verändert
GTD bringt dir kein Pinterest-taugliches Bullet Journal und kein „Inbox Zero“-Zertifikat. Aber:
Du gewinnst mentale Klarheit.
Du entwickelst Vertrauen in deine Organisation.
Du hast ein Werkzeug, um Stress, Chaos und Prokrastination zu begegnen.
Es ist Aufräumen mit System – nur eben für deinen Kopf und nicht fürs Haus.
So kombinierst du GTD mit Eisenhower & Pomodoro
Eisenhower-Prinzip hilft dir, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden. Das kannst du super in Phase zwei einbauen.
Pomodoro-Technik bringt Fokus in deine Arbeitsphasen. Das boostet deine Phase 5 so richtig.
GTD sorgt dafür, dass du überhaupt weißt, was alles ansteht – und wann du was tun kannst.
GTD ist die Grundlage. Die anderen sind Tools, die dir helfen, im System zu bleiben.
GTD ist keine Raketenwissenschaft – aber ein echter Gamechanger, wenn du bereit bist, ein bisschen System in dein Chaos zu bringen. Und wenn du zu den Menschen gehörst, die mitten im Einschlafen noch an fünf Dinge denken, die sie morgen nicht vergessen dürfen: Fang mit Schritt 1 an. Alles raus. Danach sieht die Welt schon klarer aus. Du kannst Phase 1 und 2 auch zeitlich von einander trennen. Ich selbst starte gerne Phase 1 Abends und ergänze Phase 2 am nächsten Morgen. So habe ich den Kopf frei für die Nacht.
Viel Spaß beim testen.
-Moritz